Comment une fonctionnaire sud-africaine protège le savoir institutionnel au sein de CoGTA

Dans les vastes couloirs du Département sud‑africain de la Gouvernance Coopérative et des Affaires Traditionnelles (CoGTA), une bataille discrète se livre contre la perte de la mémoire institutionnelle. Lorsque les cadres supérieurs prennent leur retraite ou changent de poste, ils emportent souvent avec eux un trésor d’expertise non consignée — des idées accumulées au fil des années, des relations fondées sur la confiance et des leçons pratiques qui n’ont jamais été formalisées. Si ces savoirs ne sont pas préservés, la capacité du ministère à offrir des services publics cohérents s’en trouve affaiblie.

Le coût caché du roulement du personnel

Le turnover dans la fonction publique est inévitable. Mais chaque départ entraîne un coût invisible : la disparition du savoir tacite qui ne vit que dans la tête des employés partants. Pour un département qui coordonne tout, du financement municipal à la gestion des autorités traditionnelles, ces lacunes peuvent se traduire par des doublons, un ralentissement des prises de décision et, in fine, des services de moindre qualité pour les citoyens.

L’intervention de Shanti‑Gita Coetzer

En tant que Directrice adjointe de l’Information et de la Gestion des connaissances, Shanti‑Gita Coetzer a fait de ce défi une priorité stratégique. Sa mission est simple mais profonde : capter, organiser, préserver et diffuser le savoir collectif de CoGTA afin que les apprentissages d’aujourd’hui restent accessibles aux équipes de demain.

Des déjeuners « Brown Bag » aux archives numériques

L’une des initiatives les plus visibles de CoGTA est la série de « Brown Bag Sessions » qu’elle coordonne. Ces séminaires informels, organisés pendant la pause déjeuner, rassemblent experts, agents de terrain et analystes politiques pour débattre des tendances émergentes, des mises à jour législatives ou des solutions pratiques à des problèmes récurrents. Derrière chaque session se cache un processus méticuleux : choisir des thèmes pertinents, recruter des intervenants, concevoir les invitations et sélectionner un public capable de contribuer et de bénéficier de l’échange.

Le travail ne s’arrête pas au moment où les tasses de café sont rangées. L’équipe de Shanti enregistre les discussions, retranscrit les points clés et les dépose dans un référentiel central de connaissances. Ainsi, des conversations éphémères se transforment en ressources durables, consultables et réutilisables bien après le départ des participants initiaux.

Sécuriser les sorties : capturer le savoir des retraités

Le volet le plus crucial — et le moins visible — du rôle de Shanti intervient lorsque un employé rend son badge. Avant la clôture définitive, elle mène des entretiens structurés visant à extraire le savoir tacite : les raccourcis qui ont fait gagner du temps, les écueils qui ont entraîné des retouches coûteuses et les réseaux informels qui ont maintenu les projets sur la bonne voie. Ces récits sont ensuite codés, indexés et stockés aux côtés des documents officiels, garantissant que le capital intellectuel du ministère ne disparaisse pas avec un simple départ.

Instaurer une culture d’apprentissage continu

Au‑delà des aspects techniques, Shanti promeut un changement culturel plus large. Elle collabore étroitement avec les agents de conformité de CoGTA pour intégrer les principes de gestion des connaissances dans les processus quotidiens, de la planification de projets aux évaluations de performance. Son plaidoyer pour une gouvernance claire, une stratégie robuste et des politiques transparentes a aidé le ministère à passer d’une mentalité de « stockage et oubli » à celle où l’apprentissage est perçu comme une responsabilité partagée et permanente.

De petites victoires qui s’accumulent

Shanti attribue ses réussites à l’esprit d’équipe. « Carpe Diem — saisissez le jour, car le savoir n’est un pouvoir que lorsqu’il est utilisé », explique‑t‑elle. Des améliorations modestes — comme une hausse de 30 % de la réutilisation des modèles de projets antérieurs ou une réduction mesurable des tâches redondantes — montrent comment des gains constants, même modestes, peuvent se cumuler pour renforcer considérablement la résilience organisationnelle.

Pourquoi cela compte pour l’Afrique du Sud

Le mandat de CoGTA touche chaque province et municipalité, influençant la prestation de services pour des millions de Sud‑Africains. Une gestion efficace des connaissances devient alors d’intérêt public : elle assure la continuité des services essentiels, réduit les gaspillages budgétaires et renforce la capacité du ministère à réagir aux crises, qu’il s’agisse de catastrophes naturelles, d’urgences sanitaires ou de défis socio‑économiques.

Vers l’avenir

À l’approche de la Semaine mondiale de la gestion des connaissances, Shanti‑Gita Coetzer prévoit de mettre en lumière les progrès du département via des webinaires interactifs, des études de cas et un appel renouvelé aux agents pour qu’ils partagent leurs idées. Son espoir est simple : un futur où les portes de CoGTA restent ouvertes aux nouvelles perspectives, tandis que les leçons du passé demeurent solidement rangées, prêtes à être consultées.

À une époque où l’information abonde mais l’attention se fait rare, le travail de personnes comme Shanti nous rappelle que préserver ce que nous savons est tout aussi vital que d’acquérir ce que nous ignorons.